Como aproveitar ao máximo o QuickBooks Online (2023)

O QuickBooks Online é uma ferramenta poderosa para gerenciar suas finanças e simplificar suas tarefas contábeis. Para aproveitar ao máximo o QuickBooks Online, você pode usar atalhos de teclado e botões de ferramentas úteis. Neste artigo, vamos explorar essas dicas e truques para ajudá-lo a economizar tempo e melhorar sua eficiência ao usar o QuickBooks Online.

Atalhos de teclado para o QuickBooks Online

Os atalhos de teclado são uma maneira eficiente de navegar pelo QuickBooks Online sem precisar usar o mouse. Aqui estão alguns atalhos de teclado úteis que você pode usar:

Ctrl+Alt+E: Abre a página de estimativa.
Ctrl+Alt+I: Abre a página de fatura.
Ctrl+Alt+R: Abre a página de recebimento de pagamento.
Ctrl+Alt+X: Abre a página de despesa.
Ctrl+Alt+W: Abre a página de cheque.
Ctrl+Alt+L: Exibe a página de listas.
Ctrl+Alt+C: Exibe a página de clientes.
Ctrl+Alt+A: Exibe a página de contas.
Ctrl+Alt+V: Exibe a página de fornecedores.
Ctrl+Alt+F: Pesquisa no QuickBooks.
Ctrl+Alt+D: Foca no menu lateral.
Ctrl+Alt+/: Exibe os atalhos de teclado.

Esses atalhos de teclado podem ajudá-lo a navegar rapidamente pelo QuickBooks Online e realizar suas tarefas com mais eficiência.

Atalhos de teclado para transações

Além dos atalhos de teclado gerais, existem também atalhos específicos para trabalhar com janelas de transações. Aqui estão alguns atalhos de teclado úteis para transações:

Ctrl+Alt+S: Salva a transação e inicia uma nova.
Ctrl+Alt+D: Salva a transação e fecha a janela.
Ctrl+Alt+M: Salva e envia a transação.
Ctrl+Alt+P: Imprime a transação.
Ctrl+Alt+X ou Ctrl+Alt+C ou Esc: Fecha a janela da transação. (Se você fez alterações, uma mensagem pedirá para confirmar se deseja fechar a janela sem salvar as alterações.)

Esses atalhos de teclado podem ajudá-lo a agilizar o processo de entrada de dados ao trabalhar com transações no QuickBooks Online.

Botões de ferramentas úteis no QuickBooks Online

Além dos atalhos de teclado, existem também botões de ferramentas úteis no QuickBooks Online que podem facilitar o seu trabalho. Aqui estão três botões de ferramentas que você deve conhecer:

Botão + Novo: Abre o menu Criar, onde você pode selecionar o tipo de transação que deseja criar. Esse botão oferece acesso rápido a várias transações e recursos do QuickBooks Online.
Ícone de Pesquisa: Abre uma lista de transações recentes e permite que você pesquise por transações específicas. Você pode abrir uma transação recente clicando nela e ela será aberta em sua própria janela de transação. Você também pode digitar informações de identificação ou usar a Pesquisa Avançada para especificar critérios de pesquisa mais detalhados.
Ícone de Configurações: Abre o menu Configurações, onde você pode acessar muitos recursos do QuickBooks Online e configurar vários aspectos do software.

Esses botões de ferramentas podem ajudá-lo a navegar e acessar rapidamente diferentes recursos e transações no QuickBooks Online.

Considerações para a conversão do QuickBooks Desktop para o QuickBooks Online

Se você está considerando migrar do QuickBooks Desktop para o QuickBooks Online, é importante estar ciente de algumas considerações. Embora a maioria das informações do QuickBooks Desktop possa ser migrada para o QuickBooks Online, existem algumas coisas que não são importadas automaticamente. Aqui estão algumas delas:

Nomes de usuário e senhas do QuickBooks Desktop não são importados automaticamente para o QuickBooks Online. Você precisará convidar cada usuário do QuickBooks Desktop individualmente para usar a empresa do QuickBooks Online.
O QuickBooks Online não oferece níveis de preço, ao contrário do QuickBooks Desktop.
Alguns relatórios de conciliação não são transferidos automaticamente para o QuickBooks Online. Você precisará revisar esses relatórios no QuickBooks Desktop.
Alguns recursos, como itens de subtotal e cobranças recorrentes de cartão de crédito, podem exigir ajustes ou configurações adicionais no QuickBooks Online.
Alguns recursos do QuickBooks Desktop, como notas de tarefas, custos de trabalho, pedidos de venda e rastreamento de ativos fixos, não estão totalmente disponíveis no QuickBooks Online. Você pode precisar procurar complementos disponíveis na Loja de Aplicativos do QuickBooks para obter funcionalidades adicionais.

Essas são apenas algumas das considerações ao converter do QuickBooks Desktop para o QuickBooks Online. É importante estar ciente dessas diferenças e planejar adequadamente a transição.

Recursos não totalmente disponíveis no QuickBooks Online

Se você é um usuário do QuickBooks Desktop e precisa de recursos específicos que não estão totalmente disponíveis no QuickBooks Online, é importante considerar isso antes de fazer a migração. Alguns recursos que não estão totalmente disponíveis no QuickBooks Online incluem:

Notas de tarefas: O QuickBooks Online não oferece suporte direto para notas de tarefas. No entanto, existem complementos disponíveis na Loja de Aplicativos do QuickBooks que podem fornecer essa funcionalidade.
Contabilidade de custos de trabalho: O QuickBooks Online não oferece suporte direto para contabilidade de custos de trabalho. No entanto, existem complementos disponíveis que podem ajudar a gerenciar projetos e tarefas relacionadas.
Pedidos de venda: O QuickBooks Online não oferece suporte direto para pedidos de venda. No entanto, você pode usar faturas ou estimativas para criar pedidos de venda no QuickBooks Online.
Rastreamento de ativos fixos: Embora o QuickBooks Online ofereça suporte para ativos fixos, ele não oferece recursos avançados de rastreamento de ativos fixos. Se você precisa de recursos avançados de rastreamento de ativos fixos, pode ser necessário procurar complementos disponíveis na Loja de Aplicativos do QuickBooks.

Essas são apenas algumas das limitações do QuickBooks Online em comparação com o QuickBooks Desktop. Antes de fazer a migração, é importante avaliar suas necessidades específicas e garantir que o QuickBooks Online atenda a essas necessidades.

Conclusão

O QuickBooks Online é uma ferramenta poderosa para gerenciar suas finanças e simplificar suas tarefas contábeis. Ao aproveitar os atalhos de teclado, botões de ferramentas e recursos disponíveis, você pode economizar tempo e melhorar sua eficiência ao usar o QuickBooks Online. Lembre-se de considerar as diferenças entre o QuickBooks Desktop e o QuickBooks Online ao fazer a migração e avaliar se o QuickBooks Online atende às suas necessidades específicas. Com essas dicas e truques, você estará no caminho certo para aproveitar ao máximo o QuickBooks Online.